Polityka prywatności Stowarzyszenia IAESTE Polska

Stowarzyszenie IAESTE Polska jako organizacja międzynarodowa przykłada dużą wagę do ochrony Twojej prywatności. Pragniemy zapewnić, że traktujemy Twoje dane ze starannością i uwzględnieniem zobowiązań wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Wszystkie nasze systemy i strony internetowe posiadają aktualne i odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Z niniejszej Polityki dowiesz się w jaki sposób wykorzystujemy informacje o Tobie, będące danymi osobowymi w rozumieniu przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Znajdziesz tu także informacje o uprawnieniach, które przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez IAESTE.

Polityka obowiązuje wszystkich współpracujących lub korzystających z usług Stowarzyszenia IAESTE Polska.

Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług lub projektów mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania Twoich danych zawarte w regulaminach. Wówczas takie szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej Polityki. Nasze projekty i usługi mogą zawierać linki do stron internetowych innych spółek i oferowanych przez nie usług. Spółki te mogą mieć własną politykę prywatności, z którą należy się zapoznać. Nie ponosimy odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności ani za produkty i usługi ww. stron trzecich.

Prosimy o zapoznanie się z treścią niniejszej Polityki, a także z zasadami, które mogą być zawarte w regulaminach poszczególnych projektów. Niniejsza Polityka może ulegać zmianom, zatem prosimy regularnie odwiedzać naszą stronę internetową.

1.Prowadzenie projektów i świadczenie usług

Świadczenie usług i prowadzenie projektów przez Stowarzyszenie IAESTE Polska obejmuje następujące działania po stronie Stowarzyszenia: zarządzanie systemami exchange.iaeste.pl oraz caseweek.iaeste.pl, zarządzanie bazami danych oraz dokumentów online w przypisanej, zamkniętej dla Stowarzyszenia usłudze Office365 (Microsoft), zapewnienie wsparcia korzystającym z usług IAESTE lub współpracującym ze Stowarzyszeniem, przeprowadzanie czynności administracyjnych związanych z zawieraniem i realizacją umów, rozpatrywanie reklamacji, fakturowanie, pobieranie opłat, ewentualne dochodzenie wierzytelności, kontrola jakości usług, oferowanie korzystania z usług oraz możliwości udziału w projektach bezpośrednio (marketing bezpośredni), prowadzenie konkursów związanych z promocją usług i projektów IAESTE Polska.

Jakie dane przetwarzamy w związku ze świadczeniem naszych usług lub dostarczaniem produktów?

Dane kontaktowe;

Informacje o Twoim koncie w systemie exchange.iaeste.pl;

Informacje o Twoim koncie w systemie caseweek.iaeste.pl;

Dane pozyskane przy organizacji poszczególnych projektów;

Dane zebrane w związku z odwiedzaniem przez Ciebie naszych stron i systemów internetowych;

Dane zebrane przez okres Twojego członkostwa w Stowarzyszeniu IAESTE Polska.

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Twoje dane przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów (najczęściej na czas świadczonej usługi lub trwania projektu), dla których je zgromadzono, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają od nas ich dłuższego przechowywania. Po upływie okresów przechowywania Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane.

Czy udostępniamy Twoje dane?

Na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych możemy udostępniać Twoje dane następującym podmiotom, także tym spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Ekonomicznego:

IAESTE A.s.b.l.; możemy udostępniać Twoje dane do systemu międzynarodowego Electronic Exchange Platform (EEP) administrowanego przez IAESTE A.s.b.l. w celu realizacji programu Międzynarodowej Wymiany Praktyk na podstawie zawartego porozumienia opartego na rozporządzeniu (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 roku.

Kraje członkowskie IAESTE oraz instytucje współpracujące; w celu realizacji programu Międzynarodowej Wymiany Praktyk, bazując na ww. porozumieniu (podpisanym przez wszystkie kraje członkowskie IAESTE), poprzez platformę EEP, z zachowaniem poufności przetwarzania danych, która potwierdzona jest zobowiązaniami zawartymi w porozumieniu.

Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych:

zawarcie i wykonanie umowy: Twoje dane kontaktowe, których podanie przez Ciebie jest zawsze dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i realizacji umowy;

wyrażona zgoda: Twoje dane kontaktowe przetwarzane w celu dostarczenia usług lub zapewnienia Ci udziału w projekcie oraz przesyłania komunikacji marketingowej na adres e-mail lub kontaktów telefonicznych w celach informacyjnych lub marketingowych;

prawnie uzasadnione interesy Stowarzyszenia IAESTE Polska: dane kontaktowe oraz informacje o Twoim koncie w systemach IAESTE dla celów realizacji usług, umów i egzekwowania płatności.

2. Masz kontrolę nad swoimi danymi

Zgodnie z przepisami Ogólnego Rozporządzenia dotyczącego Ochrony Danych Osobowych przysługuje Ci:

prawo do wyrażenia oraz cofnięcia zgód na:

przetwarzanie Twoich danych kontaktowych, tj. adresu e-mail, numeru telefonu w celu otrzymywania komunikacji marketingowej drogą elektroniczną na adres e-mail, numer sms, w drodze połączenia telefonicznego;

przetwarzanie Twoich Danych kontaktowych tj. adresu e-mail lub numeru telefonu w celu przesyłania zawiadomień lub potwierdzeń dotyczących projektów i usług świadczonych przez Stowarzyszenie;

możesz wyrazić albo cofnąć zgodę drogą mailową na adres lub za pośrednictwem korespondencji listownej;

prawo do wniesienia:

sprzeciwu w zakresie przetwarzania Twoich danych w celu marketingu bezpośredniego;

uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów Stowarzyszenia IAESTE Polska, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;

prawo dostępu do Twoich danych, w tym uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej;

prawo do sprostowania (poprawienia) Twoich danych osobowych,  jeśli Twoje dane znajdujące się w naszym posiadaniu są niedokładne lub niekompletne;

prawo do usunięcia Twoich danych,  jeśli Twoje dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a Stowarzyszenie IAESTE Polska nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie Twojej zgody albo realizacji obowiązku prawnego;

prawo ograniczenia przetwarzania Twoich danych w następujących przypadkach (przy składaniu wniosku należy wskazać jeden z poniższych przypadków):

jeśli masz zastrzeżenia co do prawidłowości Twoich danych;

jeśli uważasz, że nie powinniśmy przetwarzać Twoich danych, ale jednocześnie nie chcesz, abyśmy je usunęli;

jeśli takie dane osobowe nie są już nam potrzebne, natomiast Ty potrzebujesz ich w związku z dochodzeniem roszczeń;

jeśli wyraziłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, a naszym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy powinniśmy je dalej przetwarzać.

Ze swoich uprawnień możesz skorzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji drogą mailową lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej.

Stowarzyszenie IAESTE Polska w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli Ci informacji o działaniach podjętych w związku z Twoim żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji Twojego żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych żądań.

W celu realizacji Twojego żądania, jesteśmy uprawnieni do weryfikacji Twojej tożsamości, aby Twoje dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.

Jeżeli Twoje żądanie okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój nagminny charakter, Stowarzyszenie IAESTE Polska może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

3. Przydatne dane kontaktowe

Administrator danych osobowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Stowarzyszenie IAESTE Polska z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Waryńskiego 6/41, 00-631 Warszawa, wpisane do Rejestru Stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000253557.

W celu realizacji Twoich uprawnień, wyrażenia albo cofnięcia zgód oraz wnoszenia sprzeciwów, skorzystaj z poniższych możliwości kontaktu:

adres e-mail: poczta tradycyjna: Stowarzyszenie IAESTE Polska, ul. L. Waryńskiego 6/41, 00-631 Warszawa.

Organ nadzoru ochrony danych osobowych.

Jeśli nie jesteś zadowolony z udzielonej przez nas odpowiedzi, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

4. Aktualizacje naszej Polityki

Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 r. i opracowana została na podstawie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. W związku z potrzebami, jakie mogą wyniknąć z rozwoju oferowanych przez nas usług albo zmian regulacyjnych, uprawnieni jesteśmy do zmiany Polityki. Nowa wersja Polityki publikowana będzie na naszej stronie internetowej. Dodatkowo poinformujemy Ciebie o wszelkich zmianach.