Polityka prywatności

Polityka prywatności Stowarzyszenia IAESTE Polska

Stowarzyszenie IAESTE Polska jako organizacja międzynarodowa przykłada dużą wagę do ochrony Twojej prywatności. Pragniemy zapewnić, że traktujemy Twoje dane ze starannością i uwzględnieniem zobowiązań wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych ustalonych w Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych.
Polityka obowiązuje wszystkich współpracujących lub korzystających z usług Stowarzyszenia IAESTE Polska.
Użytkownik to osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z usług elektronicznych, dostępnych w ramach strony internetowej.
Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia zasady i zakres przetwarzania danych osobowych Użytkownika, przysługujące mu prawa, jak też obowiązki administratora tych danych, a także informuje o używaniu plików cookies.
Administrator stosuje najnowocześniejsze środki techniczne i rozwiązania organizacyjne, zapewniające wysoki poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych oraz zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie IAESTE Polska z siedzibą przy: ul. L. Waryńskiego 6/41, 00-631 Warszawa, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w dla m.st. Warszawy, Wydział XXI Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000253557, NIP: 701-00-27-381 (zwany dalej: „Właściciel").

II. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkownika w celu: Świadczenia usług i prowadzenie projektów przez Stowarzyszenie IAESTE Polska obejmuje następujące działania po stronie Stowarzyszenia:
- zarządzanie systemami:
  - exchange.iaeste.pl,
  - caseweek.iaeste.pl,
  - up.iaeste.pl
- zarządzenie bazami danych oraz dokumentów online w przypisanej, zamkniętej dla Stowarzyszenia usłudze Office365 (Microsoft),
- zapewnienie wsparcia korzystającym z usług IAESTE lub współpracującym ze Stowarzyszeniem, przeprowadzanie czynności administracyjnych związanych z zawieraniem i realizacją umów,
- rozpatrywanie reklamacji,
- fakturowanie, pobieranie opłat, ewentualne dochodzenie wierzytelności,
- kontrola jakości usług,
- prowadzenie konkursów związanych z promocją usług i projektów IAESTE Polska.
Oznacza to, że dane te są potrzebne w szczególności do:
- zarejestrowania się na stronie internetowej;
- zawarcia umowy;
- dokonania rozliczeń;
- wykonania usługi;
Użytkownik może również wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji o nowościach i promocjach, co spowoduje, że administrator będzie również przetwarzać dane osobowe, w celu przesyłania Użytkownikowi informacji handlowych, dotyczących nowych praktyk dostępnych w systemie wymiany.
Dane osobowe są również przetwarzane w ramach wypełnienia prawnych obowiązków, ciążących na administratorze danych oraz realizacji zadań, w interesie publicznym m.in. do wykonywania zadań, związanych z bezpieczeństwem i obronnością lub przechowywaniem dokumentacji podatkowej.
Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego produktów, zabezpieczenia i dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami Użytkownika lub osoby trzeciej, jak również marketingu usług i produktów podmiotów trzecich lub marketingu własnego, niebędącego marketingiem bezpośrednim.
Nasze projekty i usługi mogą zawierać linki do stron internetowych innych spółek i oferowanych przez nie usług. Spółki te mogą mieć własną politykę prywatności, z którą należy się zapoznać. Nie ponosimy odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności ani za produkty i usługi stron trzecich.

III. RODZAJ DANYCH

Administrator przetwarza następujące dane osobowe, których podanie jest niezbędne do:
- zarejestrowania się na stronie internetowej:
  - imię i nazwisko;
  - adres e-mail;
  - CV;
- aplikowania na oferty praktyk:
  - imię i nazwisko;
  - płeć;
  - numer telefonu;
  - adres e-mail;
  - data i miejsce urodzenia;
  - numer PESEL;
  - Adres zamieszkania i do korespondencji;
  - Narodowość;
  - Nr paszportu, miejsce wydania oraz jego data ważności;
  - Kierunek oraz specjalizację studiów wraz z ukończonymi latami;
  - Znajomość języków obcych wraz ze wskazaniem poziomu biegłości;
  - Uczelnię, na której studiuje student;
Ponadto, administrator przetwarza również następujące dane:
- CV;
- Skan dowodu osobistego lub paszportu;
- Zaświadczenie o statusie studenta;
- Certyfikaty potwierdzające kompetencje;
- Listy referencyjne;
- Numery kont bankowych;

IV. PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, dalej zwane: „rozporządzenie RODO".
Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody Użytkownika, wyrażonej w chwili rejestracji na stronie internetowej lub w chwili potwierdzenia dokonanej na stronie internetowej transakcji.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednakże brak jej udzielenia uniemożliwia zarejestrowanie się na stronie internetowej.

V. PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE UŻYTKOWNIKOWI

Użytkownik może w każdej chwili zażądać od administratora informacji o zakresie przetwarzania danych osobowych.
Użytkownik może w każdej chwili zażądać poprawienia bądź sprostowania swoich danych osobowych. Użytkownik może to również zrobić samodzielnie, po zalogowaniu się na swoje konto.
Użytkownik może w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, bez podawania przyczyny. Żądanie nieprzetwarzania danych może dotyczyć wskazanego przez Użytkownika konkretnego celu przetwarzania np. wycofanie zgody na otrzymywanie informacji handlowych bądź dotyczyć wszystkich celów przetwarzania danych. Wycofanie zgody co do wszystkich celów przetwarzania spowoduje, że konto Użytkownika zostanie usunięte ze strony internetowej, wraz ze wszystkimi wcześniej przetwarzanymi przez administratora danymi osobowymi Użytkownika. Wycofanie zgody nie wpłynie na już dokonane czynności.
Użytkownik może w każdej chwili żądać, bez podawania przyczyny, aby administrator usunął Jego dane. Żądanie usunięcia danych nie wpłynie na dotychczas dokonane czynności. Usunięcie danych oznacza jednoczesne usunięcie konta Użytkownika, wraz ze wszystkimi zapisanymi i przetwarzanymi do tej pory przez administratora danymi osobowymi.
Użytkownik może w każdej chwili wyrazić sprzeciw przeciwko przetwarzaniu danych osobowych, zarówno w zakresie wszystkich przetwarzanych przez administratora danych osobowych Użytkownika, jak również jedynie w ograniczonym zakresie np. co do przetwarzania danych w konkretnie wskazanym celu. Sprzeciw nie wpłynie na dotychczas dokonane czynności. Wniesienie sprzeciwu spowoduje usunięcie konta Użytkownika, wraz ze wszystkimi zapisanymi i przetwarzanymi do tej pory, przez administratora, danymi osobowymi.
Użytkownik może zażądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych, czy to przez określony czas, czy też bez ograniczenia czasowego, ale w określonym zakresie, co administrator będzie obowiązany spełnić. Żądanie to nie wpłynie na dotychczas dokonane czynności.
Użytkownik może zażądać, aby administrator przekazał innemu podmiotowi, przetwarzane dane osobowe Użytkownika. Powinien w tym celu napisać prośbę do administratora, wskazując, jakiemu podmiotowi (nazwa, adres) należy przekazać dane osobowe Użytkownika oraz jakie konkretnie dane Użytkownik życzy sobie, żeby administrator przekazał. Po potwierdzeniu przez Użytkownika swojego życzenia, administrator przekaże, w formie elektronicznej, wskazanemu podmiotowi, dane osobowe Użytkownika. Potwierdzenie przez Użytkownika żądania jest niezbędne z uwagi na bezpieczeństwo danych osobowych Użytkownika oraz uzyskanie pewności, że żądanie pochodzi od osoby uprawnionej.
Ze swoich uprawnień Użytkownik może skorzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji drogą mailową lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej:
- adres e-mail:
- poczta tradycyjna: Stowarzyszenie IAESTE Polska, ul. L. Waryńskiego 6/41, 00-631 Warszawa
Administrator informuje Użytkownika o podjętych działaniach, przed upływem miesiąca od otrzymania jednego z żądań wymienionych w poprzednich punktach.
Termin realizacji żądania Użytkownika może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych żądań.
Jeżeli żądanie Użytkownika okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój nagminny charakter, Stowarzyszenie IAESTE Polska może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

VI. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zasadniczo dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak to jest konieczne do wypełnienia zobowiązań umownych lub ustawowych, dla których zostały one zgromadzone. Dane te zostaną usunięte natychmiast, gdy ich przechowywanie nie będzie konieczne, w celach dowodowych, zgodnie z prawem cywilnym lub w związku z ustawowym obowiązkiem przechowywania danych.
Informacje, dotyczące umowy, przechowuje się w celach dowodowych, przez okres trzech lat, począwszy od końca roku, w którym zakończono relacje handlowe z Użytkownikiem. Usunięcie danych nastąpi po upływie ustawowego terminu przedawnienia dochodzenia roszczeń umownych.
Ponadto, administrator może zachować informacje archiwalne, dotyczące zawartych transakcji, gdyż ich przechowywanie jest związane z przysługującymi Użytkownikowi roszczeniami np. z tytułu rękojmi.
Jeśli żadna umowa nie została zawarta, między Użytkownikiem i Właścicielem, dane osobowe Użytkownika są przechowywane do czasu usunięcia konta Użytkownika na stronie internetowej. Usunięcie konta może nastąpić w wyniku wysunięcia żądania przez Użytkownika, wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, bądź też zgłoszenia sprzeciwu co do przetwarzania tych danych.

VII. POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH INNYM PODMIOTOM

Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych podmiotom współpracującym z administratorem, w zakresie niezbędnym dla realizacji transakcji np. w celu procesowania oferty praktyk lub przekazywania informacji o dostępnych praktykach, pochodzących od administratora (ostatnie dotyczy Użytkowników, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji handlowych).
Poza celami, wskazanymi w niniejszej Polityce Prywatności, dane osobowe Użytkowników, nie będą w żaden sposób udostępniane osobom trzecim ani przekazywane innym podmiotom, w celu przesyłania materiałów marketingowych tych osób trzecich.
Dane osobowe Użytkowników strony internetowej mogą być przekazywane poza obszar Unii Europejskiej, w szczególności do następujących podmiotów:
- IAESTE A. s. b. l.; możemy udostępniać Twoje dane do systemu międzynarodowego Electronic Exchange Platform (EEP) administrowanego przez IAESTE A. s. b. l. w celu realizacji programu Międzynarodowej Wymiany Praktyk na podstawie zawartego porozumienia opartego na rozporządzeniu (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 roku.
- Kraje członkowskie IAESTE oraz instytucje współpracujące; w celu realizacji programu Międzynarodowej Wymiany Praktyk, bazując na ww. porozumieniu (podpisanym przez wszystkie kraje członkowskie IAESTE), poprzez platformę EEP, z zachowaniem poufności przetwarzania danych, która potwierdzona jest zobowiązaniami zawartymi w porozumieniu.
Niniejsza Polityka Prywatności jest zgodna z przepisami wynikającymi z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia RODO. 5. Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem 15 października 2022 r. 6. W związku z potrzebami, jakie mogą wyniknąć z rozwoju oferowanych przez nas usług albo zmian regulacyjnych, uprawnieni jesteśmy do zmiany Polityki.

VIII. PLIKI COOKIES

Strona internetowa używa plików cookies (ciasteczka) lub podobną technologię (dalej łącznie nazywane: "cookies") do zbierania informacji o dostępie Użytkownika do strony internetowej (np. za pomocą komputera lub smartfonu) oraz jego preferencjach. Są one wykorzystywane m.in. w celach reklamowych i statystycznych oraz w celu dostosowania strony internetowej do indywidualnych potrzeb Użytkownika.
Pliki cookies to fragmenty informacji, które zawierają unikalny kod referencyjny, który strona internetowa przesyła na urządzenie Użytkownika, w celu przechowywania, a czasem śledzenia informacji, dotyczących używanego urządzenia. Zwykle nie pozwalają one zidentyfikować osoby Użytkownika. Ich głównym zadaniem jest lepsze dopasowanie strony internetowej do Użytkownika.
Niektóre z plików cookies, występujące na stronie internetowej, są dostępne tylko przez czas trwania danej sesji internetowej i wygasają po zamknięciu przeglądarki. Inne pliki cookies służą do zapamiętywania Użytkownika, który po powrocie na stronę internetową, jest na niej rozpoznawany. Są one wówczas zachowywane przed dłuższy czas.
Pliki cookies używane na stronach internetowych wykorzystywanych przez Administratora to:
- .AspNetCore.Antiforgery.#
- Cb-enabled
- CookieConsent
- _ga
- _gid
- _gat
Wszystkie pliki cookies, występujące na stronie internetowej, są ustalane przez administratora.
Wszystkie pliki cookies, używane przez niniejszą stronę internetową, są zgodne z obowiązującym prawem Unii Europejskiej.
Większość Użytkowników i niektórych przeglądarek mobilnych automatycznie akceptuje pliki cookies. Jeżeli Użytkownik nie zmieni ustawień, pliki cookies zostaną zapisane w pamięci urządzenia.
Użytkownik może zmienić preferencje, dotyczące akceptacji plików cookies lub zmienić przeglądarkę, aby móc otrzymać za każdym razem stosowne powiadomienie, gdy funkcja cookies jest ustawiona. Aby zmienić ustawienia akceptacji cookies, należy dostosować ustawienia w przeglądarce.
Warto pamiętać, że blokowanie lub usuwanie plików cookies może uniemożliwić pełne korzystanie ze strony internetowej.
Pliki cookies będą wykorzystywane do niezbędnego zarządzania sesją, w tym:
- Tworzenia specjalnej sesji logowania dla Użytkownika strony internetowej, aby strona zapamiętała, że Użytkownik jest zalogowany, a jego żądania były dostarczane w sposób skuteczny, bezpieczny i spójny;
- Rozpoznawania Użytkownika, który już wcześniej odwiedził stronę internetową, co pozwala na identyfikację liczby unikalnych użytkowników, którzy skorzystali z serwisu i pozwala upewnić się co do wystarczającej pojemności serwisu dla liczby nowych użytkowników;
- Rozpoznawania, czy osoba odwiedzająca stronę internetową jest zarejestrowana na stronie internetowej;
- Rejestrowanie informacji z urządzenia Użytkownika, w tym: pliki cookies, adres IP i informacje o używanej przeglądarce, w celu możliwości diagnozowania problemów, administrowania i śledzenia Użytkowania witryny;
- Dostosowywania elementów układu szaty graficznej lub zawartości strony internetowej;
- Zbierania informacji statystycznych o tym, jak Użytkownik korzysta ze strony, w celu możliwości ulepszania witryny i stwierdzenia, które zakresy strony internetowej są najbardziej popularne dla Użytkowników.

IX. ORGAN NADZORU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Organem nadzoru ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.